Negócio Feito

Carta de cobrança: 4 modelos prontos e passo a passo de como usar

A carta de cobrança é um documento relativamente simples de ser criado, mas capaz de trazer inúmeros benefícios para o seu negócio reduzindo a inadimplência dos clientes sem a necessidade de um processo judicial.

A carta de cobrança é uma estratégia que pode ser usada com outros objetivos além de cobrar os clientes inadimplentes. Ela pode ajudar a reduzir, consideravelmente, a inadimplência. Neste caso, ela pode funcionar como uma espécie de lembrete.

Fazer uma cobrança nunca é tarefa fácil. Você não sabe como a pessoa do outro lado vai receber ou se vai encarar a situação como algo pessoal. Mas o fato é que ela precisa ser feita, afinal de contas, a empresa precisa desse dinheiro para pagar as despesas e prosperar no mercado.

A carta de cobrança pode ajudar consideravelmente o seu negócio, por ser uma forma simples de fazer a cobrança ou lembrar o seu cliente da dívida sem precisar de medidas mais drásticas.

Neste conteúdo, vamos te explicar como fazer a cobrança por esse meio, dizer porque é uma ótima opção, e oferecer alguns exemplos de modelo de carta de cobrança. Acompanhe.

O que é uma carta de cobrança?

A carta de cobrança é um tipo de cobrança ativa, uma forma de comunicação formal da empresa com o cliente, com o objetivo de que uma determinada dívida seja quitada. Normalmente, ela é usada para lembrar ao cliente sobre valores em aberto, ou seja, valores que já estão vencidos e não foram pagos.

É uma forma de cobrança extrajudicial, ou seja, fora do âmbito da justiça com a finalidade de resolver tudo de maneira amigável.

Atualmente, esse tipo de documento pode ser enviado por diversos meios digitais como e-mail, WhatsApp, SMS e outros.

A carta de cobrança pode não só funcionar como um lembrete como também já oferecer um tipo de negociação. Nesse caso, você pode adicionar um link para o cliente entrar em contato com o seu departamento de cobrança ou já ir para a página de pagamento e resolver o problema.

Caso você queira enviar a carta de cobrança por meio dos Correios — um meio antigo, porém seguro e mais formal — pode optar para ser notificado quando o cliente receber a carta. Isso é chamado de serviço de AR (Aviso de Recebimento).

Quando usar a carta de cobrança?

Antes de iniciar a sua cobrança é essencial se atentar para a legislação, especialmente para o Código de Defesa do Consumidor (CDC). A seção V fala especificamente “Da Cobrança de Dívidas” e deixa bem claro que:

“Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”

Visto isso, o próximo passo é ter uma estratégia muito bem definida antes de enviar qualquer tipo de carta de cobrança. Isso é importante pois é durante a criação da estratégia que é possível estruturar um tom de voz e uma linguagem direcionada para o contexto de cada cliente.

Por exemplo, não é indicado usar o mesmo tom de voz para um cliente que fez uma única compra no seu estabelecimento e para um que já faz negócios com você há mais de 10 anos. Esse é um dos fatores que precisa ser analisado — tempo de relacionamento entre cliente e empresa. O outro é o tempo de atraso, ou seja, há quanto tempo a dívida está em aberto.

A carta de cobrança também é indicada por ser uma forma de cobrar o cliente educadamente e de uma maneira mais formal. Acontece muito, por exemplo, quando já há um certo tempo que essa cobrança vem sendo feita e não há uma resposta concreta pelo lado do cliente. 

Quando esse documento é enviado pelos Correios, ou seja, de forma impressa, você tem como saber se o cliente recebeu ou não a cobrança. Sendo assim, se houve o recebimento e não houve contato ou negociação da dívida, esse pode ser o momento de iniciar uma cobrança judicial.

Modelos de carta de cobrança

Antes do vencimento

É possível enviar cartas de cobrança antes do vencimento. Ela não funciona necessariamente como uma cobrança, mas sim como um lembrete para o cliente e assim, reduzir as chances de atraso no pagamento e inadimplência. 

Você pode mandar algo do tipo: “Olá, Sr. Fulano, tudo bem? Este contato para lembrá-lo sobre o vencimento do boleto que está próximo”.

A carta de cobrança deve conter a data de vencimento do boleto, os valores e também multas e juros que podem acumular caso o valor não seja pago no dia estabelecido. É recomendado também deixar o código de barras do boleto escrito por extenso, pois se for uma mensagem digital, fica muito mais fácil efetuar o pagamento utilizando o copia e cola.

Exemplo:

Oi, Sr. ____________

Nós, da empresa ____________ enviamos este comunicado para lembrá-lo de que o vencimento do seu boleto está próximo.

Efetue o valor até o dia __ / __ / __ , no valor de R$ xx,xx.

Se tiver qualquer dúvida quanto aos valores, datas e demais informações, é só entrar em contato pelo número (XX) XXXXX- XXXX. Ajudaremos com o maior prazer.

Atenciosamente,

O Setor Financeiro (pode também ser o nome de algum representante do setor).

Poucos dias após o vencimento

Neste caso, o boleto já passou do prazo de pagamento. É o momento de fazer a primeira cobrança de uma dívida que precisa ser paga. É também aqui que precisamos pensar, por exemplo, sobre o valor da dívida (pequeno ou grande) e há quanto tempo o devedor é cliente da empresa.

A principal característica desse modelo é o fato justamente de precisar ser um pouco mais formal. Usar palavras claras e objetivas. Isso ajuda a mostrar que o assunto é sério e que deve ser encarado dessa forma.

Outro ponto importante para ser lembrado neste momento é que sempre deve ter no comunicado a possibilidade de facilidade de pagamento, negociação, ou seja, que é possível conversar com a empresa para que ela possa entender melhor o lado do cliente. Isso vale, especialmente, para clientes mais antigos da casa e que não possuem o histórico de atrasos no pagamento.

Exemplo desse modelo desse tipo carta de cobrança:

Olá, Sr. _____________

Estamos aqui para lembrá-lo sobre o vencimento do seu boleto que aconteceu no dia __ /_ _/_ _ no valor de R$ xx,xx e que ainda encontra-se em aberto.

Se, por acaso, o Sr. não tiver o valor integral para quitar, não se preocupe. Pode entrar em contato conosco para que juntos possamos negociar o boleto em atraso.

Estamos à disposição para ajudá-lo na questão.

Atenciosamente, 

Setor financeiro da empresa ____________.

Não se esqueça de sempre e em qualquer circunstância seguir o Código de Defesa do Consumidor.

Muitos dias após o vencimento

Já tem, pelo menos, um mês que a dívida está atrasada ou desde a última cobrança? Se o cliente não deu retorno ou falou que ia pagar, mas nada fez, pode ter chegado o momento de protestar a dívida na justiça. 

Se as cartas de cobrança foram enviadas e não houve nenhuma resposta ou tentativa de contato por parte do cliente, é mais certo que ele não tenha a intenção de realizar o pagamento. 

Algo muito importante desse tipo de carta de cobrança é deixar claro para o cliente que ele ainda tem uma última chance antes de enviar a dívida para a justiça. É importante que essa informação não soe como uma ameaça, mas apenas como um aviso, uma informação.

Exemplo:

Prezado Sr. ________________

Informamos por meio deste comunicado que a fatura no valor de R$ xx,xx e vencida no dia __/__/__ ainda encontra-se em aberto.

O valor da multa cobrada é de R$ xx,xx e o valor dos juros é de R$ xx,xx, portanto, o valor total da dívida com os acréscimos pelo tempo de atraso é de R$ xx,xx. 

Lembrando que, caso o pagamento desse boleto não seja realizado até o dia __/__/__, o mesmo será protestado em cartório.

Caso tenha alguma dúvida ou queira ligar para negociar um acordo, entre em contato pelo (XX) XXXXX-XXXX.

Se já tiver realizado o pagamento, favor desconsiderar a mensagem.

Atenciosamente,

Setor financeiro da empresa X.

Carta de cobrança suave

Carta de cobrança suave é o tipo de carta de cobrança que deve ser usada para aqueles clientes mais antigos e fiéis que atrasaram uma conta pela primeira vez. Ou seja, deve ser usada com os “bons clientes” que, provavelmente esqueceram a data, não receberam um valor que estavam esperando para realizar o pagamento ou tiveram algum imprevisto, por exemplo.

Ao cobrar esse tipo de cliente, todos esses fatores devem ser pesados na balança e é interessante criar uma negociação diferenciada para o pagamento dessa dívida, especialmente se for um valor muito elevado.

Exemplo:

Prezado Sr. ____________ .

Tentamos entrar em contato via e-mail no dia __/__/__ para falar sobre o pagamento do boleto no valor R$ xx,xx referente à compra do produto _____________ vencido no dia __/__/__. Contudo, não conseguimos contato e, por isso, estamos enviando esta mensagem.

Entendemos que o atraso em questão pode ter acontecido por mero descuido e ficaremos gratos se puder efetuar o pagamento até o dia __/__/__. Aceitamos as seguintes formas de pagamento:

  • ________________;
  • ________________;
  • ________________.

Caso neste momento não consiga realizar o pagamento, pode entrar em contato com a nossa equipe pelo (XX) XXXXX-XXXX. Podemos analisar juntos um novo prazo, por exemplo.

Obrigado pela sua atenção e aguardamos o retorno.

Departamento de cobrança da empresa X.

Gestão de Cobrança

Os processos de cobrança podem demandar muito tempo e, muitas vezes, podem atrasar outros processos da empresa por conta do pessoal que está ocupado com essa demanda. Dessa forma, além de estar com os valores das suas despesas fixas e variáveis atrasados, você pode fazer sua equipe perder tempo.

Uma ótima saída é procurar estratégias para otimizar o processo de cobrança. E uma dessas soluções pode ser, por exemplo, tirar um dia para fazer todas as cobranças. Entrar em contato com os clientes, criar as cartas de cobrança, encaminhamentos jurídicos e outras tarefas relacionadas podem ser feitas todas nesse dia ou em um turno do dia.

Outra estratégia para facilitar a gestão de cobrança é seguir com um procedimento padrão. Por exemplo, estabelecer datas e prazos para enviar comunicados, ligar para os clientes, enviar documentos para o departamento jurídico e outros.

Você também pode contar com a funcionalidade de Cobrança Ativa do Linker. Com ele, quando é emitido um boleto por algum cliente, o Linker avisa o pagador antes, na data e após o vencimento, para assim evitar a inadimplência.

Estabelecer esse padrão pode facilitar bastante para sua equipe, pois ela já saberá o que deve ser feito no dia “x” e pode se organizar para tal.

Outro ponto que precisa ser bem estabelecido dentro da sua estratégia de cobrança é qual o tempo considerado “bom” para fazer a primeira cobrança. Quantos dias depois já é possível iniciar o envio da carta de cobrança? 

É claro que, para tomar essa decisão, é necessário levar em conta o tempo que esse cliente tem de relacionamento com a sua empresa, se é a primeira vez que atrasa, a taxa de inadimplência, entre outros aspectos.

Uma dica que pode ajudá-lo muito nesse processo é criar uma planilha e anotar tudo o que é feito quanto à cobrança:

  • clientes que foram contactados;
  • datas desses contatos;
  • cartas de cobrança que foram enviadas e com dadas;
  • tempo de dívida ativa;
  • se o cliente tem esse hábito ou não;
  • entre outros.

É essencial se organizar nesse processo. Já pensou em cobrar novamente um cliente que já efetuou o pagamento? Ou entrar em contato duas vezes no mesmo dia? Isso pode gerar, inclusive, problemas com a justiça. Portanto, o melhor mesmo é anotar o máximo de informações que puder sobre o assunto.

Como enviar cartas de cobrança pelos meios digitais?

Bom, sem dúvida alguma, muitos de seus clientes devem usar WhatsApp, ter e-mail, entre outros meios de comunicação digital. Mas como usar isso a favor da sua empresa sem parecer que está descumprindo a lei e intimidando o cliente?

No caso das redes sociais, fazer cobranças de modo público, em comentários, por exemplo, está  totalmente proibido. Inclusive também não é permitido usar palavras que não façam uma cobrança direta, mas que deixe a entender isso. O melhor mesmo é nem utilizar o direct, ainda que seja algo privado.

As redes sociais não são um bom lugar para enviar cartas de cobrança justamente por esse documento ser mais formal. É como ir de terno e gravata para um encontro com os amigos em um barzinho: não combina. 

Já na hipótese de usar os aplicativos de troca de mensagem como o WhatsApp, devem ser usados apenas como uma forma de complemento. Por exemplo, você acabou de enviar uma carta de cobrança para o cliente e pode enviar um aviso pelo WhatsApp. Se, por acaso, a data de vencimento ainda está por vir, você pode enviar a carta de cobrança como uma forma de lembrete pelo WhatsApp.

Saber cobrar o cliente e enviar a carta de cobrança sem parecer grosseiro ou coisa parecida é algo que exige muito cuidado e atenção na hora de criar a estratégia. Por isso, é muito importante que sua equipe tenha todas as informações e suporte sobre cada pessoa que faz negócios com sua empresa.

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