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Como calcular a folha de pagamento: conheça o passo a passo

INSS, IRRF, adicional noturno e outros são apenas alguns termos que você precisa conhecer se deseja calcular a folha de pagamento dos seus funcionários da melhor forma possível.

Certamente você já ouviu falar em um documento chamado folha de pagamento e, provavelmente, já a confeccionou. Afinal de contas, entender as despesas fixas e variáveis e os custos da empresa, principalmente com os trabalhadores, é essencial para entender a saúde financeira da mesma.

Assim, entender como fazer o cálculo da folha de pagamento é fundamental para qualquer negócio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte. 

Trata-se de um documento que exige muita atenção de quem o faz. Pode ser um departamento ou apenas uma pessoa, a responsabilidade de montar essa folha é grande. É nela que estarão escritas todas as informações de valores que devem ser pagos aos funcionários.

Sendo assim, um pequeno erro pode gerar muitos problemas para quem vai receber o pagamento e, futuramente, para o seu negócio.

Justamente por ser um documento que exige total atenção, especialmente aos detalhes, fizemos este conteúdo para te ajudar a entender todas as informações que precisam estar na folha de pagamento e como fazer os cálculos necessários.

Se preferir, pegue papel, caneta e boa leitura.

O que é folha de pagamento?

Para entender melhor tudo o que precisamos sobre esse documento, é preciso deixar bem claro o que ele representa. É na folha de pagamento que ficam registradas as remunerações dos trabalhadores e, para isso, leva-se em conta todos os valores descontados como INSS, por exemplo, e também os benefícios como vale-alimentação e outros.

Na folha de pagamento não devem vir descritas apenas as remunerações dos funcionários celetistas, mas sim de todos como terceirizados, estagiários, aprendizes e até mesmo tudo o que é pago aos sócios.

Para montar uma folha de pagamento que atenda às suas necessidades, é importante que estejam nela as seguintes informações:

  • valor líquido e bruto do salário;
  • descontos e benefícios;
  • dados do empregador e do empregado;
  • função e cargo do empregado;
  • número de dias trabalhados;
  • horas trabalhadas.

A folha de pagamento não é importante apenas para a empresa, mas também para os funcionários. Esse documento pode abrir portas para os trabalhadores permitindo que eles tenham conta em banco, consigam um cartão de crédito, financiamentos e tudo mais que eles possam precisar para alcançar alguns objetivos.

Conheça a lei da folha de pagamento

A Lei da Folha de Pagamento é o Decreto 3048/1999, também conhecido por alguns como Regulamento da Previdência Social. E, sendo ainda mais específicos, o artigo 225 é o principal a ser analisado em relação a esse assunto.

Nesse texto da lei, você encontra algumas das obrigações da empresa. Confira algumas dessas obrigações conforme descritas na legislação:

  • Inciso I: “preparar a folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”;
  • Inciso II: “lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos”;
  • Inciso III: “prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização”.

Esses são alguns dos incisos do artigo 225 que consta na seção III da lei — Das Obrigações Acessórias — e é muito importante que toda a lei seja analisada por alguém especialista no assunto. 

Importância de fazer o cálculo da folha de pagamento corretamente

Os erros na folha de pagamento podem trazer muitos problemas de ordem trabalhista com a justiça para a empresa. Por isso, é essencial fazer o cálculo da folha de pagamento de maneira correta.

Para isso, é importante ter pessoas devidamente capacitadas à frente disso. Pessoas que entendam da legislação, quais as obrigações da empresa para com os funcionários, e claro, devem saber fazer todos os cálculos. 

Os dois tipos de erros — pagar mais ou pagar menos ao funcionário — pode trazer problemas. Não fazer o cálculo da forma correta, por exemplo, e pagar mais do que deveria, no longo prazo, pode trazer sérios problemas financeiros para a empresa. Já quando o pagamento é feito abaixo do que foi acordado, pode gerar multas e indenizações.

Vejamos quais os principais erros que as empresas costumam cometer durante o cálculo da folha de pagamento:

  • calcular os descontos de maneira errada;
  • erro no pagamento de benefícios quando o funcionário está afastado;
  • enquadrar o funcionário na função errada;
  • aplicação errada de fórmulas;
  • erro na previsão de custos;
  • não fazer backup das informações e documentos.

Um erro comum é deixar de calcular o valor da hora extra noturna, com o valor adequado a esse período do dia. Esse erro pode ser facilmente cometido caso a empresa não tenha o hábito de pedir aos funcionários essa hora a mais de trabalho.

Como calcular a folha de pagamento?

Para saber como calcular uma folha de pagamento, a pessoa responsável deve conhecer quais são todos os descontos e benefícios que são aplicados ao funcionário. Sendo assim, é interessante que ela seja alguém do departamento de recursos humanos, especializado no assunto ou que, ao menos, tenha conhecimento na área trabalhista.

Além de saber quais são os acréscimos e descontos, é necessário saber qual a alíquota de cada um. Por exemplo, o desconto do INSS vai depender de alguns fatores como o salário pago ao funcionário e outros.

Alguns descontos serão variáveis, ou seja, não haverá um valor fixo para todas as empresas como vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, etc. Esses descontos vão depender do que cada empresa pode ou não oferecer.

Principais descontos da folha de pagamento

Para facilitar na hora de fazer o cálculo, vamos explicar quais são os principais descontos que sua empresa é obrigada a adicionar no cálculo da folha de pagamento. Veja abaixo como funciona cada um deles.

INSS

Esse é um dos descontos obrigatórios, e quem fica responsável pelo pagamento pode ser o próprio trabalhador ou o empregador a depender do acordo feito com a empresa.

O cálculo é feito com o valor total do salário bruto, ou seja, o valor do INSS precisa ser calculado em cima do valor total do salário. E esse desconto pode variar de 7,5% a 14% a depender do valor pago aos funcionários. Por exemplo, para salários de até:

  • R$ 1.212 o desconto será de: 7,5%%;
  • R$ 1.212,01 a 2.427,79 o desconto será de: 9%;
  • R$ 2.427,8 até 3.641,69 o desconto será de: 12%;
  • R$ 3.641,7 até 7.088,5 o desconto será de: 14%.

É justamente esse desconto que garante vários benefícios no momento que ele mais precisa (doença, gravidez, aposentadoria e outros).

IRRF

Também conhecido como Imposto de Renda Retido na Fonte, esse desconto, assim como o INSS, varia de acordo com o valor do salário recebido pelo funcionário. Porém, neste caso, a base de cálculo será o valor do salário menos o desconto do INSS e adiciona-se R$ 189,59 por cada dependente (valor de 2022).

A alíquota de desconto é progressiva de acordo com a Receita Federal e passa por 7,5%, 15%, 22,5% e 27,5%. Indo sempre do valor mais baixo de salário para o mais elevado, dentro das faixas do IRRF. 

Lembrando que os valores da faixa salarial atualizam constantemente, portanto, é sempre bom ficar de olho na tabela do IRRF.

Vale-transporte

Muitas pessoas acreditam que o custo do transporte deve ser integralmente do empregador, mas de acordo com a lei não é assim que funciona. A empresa está autorizada a descontar até 6% do salário bruto do funcionário e saiba que esse desconto é obrigatório. Só não haverá desconto se o colaborador dispensar o pagamento do mesmo.

FGTS 

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, mais conhecido por FGTS, não pode ser tido como um desconto necessariamente, mas como vem descontado do salário do funcionário, ele entra nesta lista. O caso é que o FGTS é uma forma de proteger o trabalhador em caso de demissão sem justa causa.

Sendo assim, o empregador deve, todos os meses, descontar 8% do valor depositado em uma conta do funcionário na Caixa Econômica Federal.

Lembrando que, para que o colaborador retire esses valores, precisa preencher alguns requisitos antes de qualquer coisa.

Adicionais para o cálculo da folha de pagamento

Hora extra

Normalmente, o contrato de trabalho costuma seguir a carga horária de 40 ou 44 horas semanais e oito horas por dia. Qualquer tempo que o trabalhador fique na empresa acima do período de tempo acordado, é tido como hora extra.

E, justamente para evitar qualquer problema com a justiça, a depender da quantidade de funcionários, as empresas são obrigadas a fazer um controle de ponto.

Lembrando que, na hora de calcular essas horas, é preciso levar em consideração se o trabalho foi feito final de semana ou em feriados (no caso, o funcionário ganhará o valor do dobro da hora). E, no caso de hora extra noturna, o funcionário deve receber, pelo menos, 50% do valor da hora trabalhada.

13º salário

O salário do trabalhador é dividido em quatro semanas por mês. Só que, ao multiplicarmos isso pela quantidade de meses (4 x 12) temos 48 semanas. 

Só que, um ano, tem 52 semanas, por isso, é como se ficasse um mês a mais que foi trabalhado, mas não remunerado. Assim, o justo seria pagar mais um salário, sendo o chamado 13º salário.

É aquele valor pago ao final de todos os anos, e que também é chamado por alguns de gratificação natalina.

O valor é compatível ao salário de um mês trabalhado, e tem data para o pagamento que deve ser em duas parcelas: a primeira até dia 30 de novembro e a segunda, até 20 de dezembro.

Adicional noturno

Aqui falamos do funcionário que trabalha de noite e que é diferente da hora extra noturna. O adicional noturno deve ser pago a quem trabalha entre as 22 horas e cinco horas do dia seguinte. É muito comum, por exemplo, em empresas que precisam de segurança 24 horas ou em fábricas.

O trabalhador que labora nesse intervalo de tempo tem direito a 20% a mais do valor da hora paga aos funcionários que trabalham de dia e exercem a mesma função.

E, no caso de um funcionário fazer hora extra noturna e “entrar” no horário do adicional noturno, além dos 50% da hora extra noturna, também recebe os 20% do adicional noturno.

Adicional de insalubridade e periculosidade

Primeiro, é importante saber a diferença entre esses dois termos. A insalubridade está relacionada ao trabalhador que, no ambiente de trabalho, está exposto a agentes nocivos à sua saúde, assim, o ambiente torna-se insalubre.

Há, inclusive, graus de insalubridade e cada um tem uma porcentagem definida: 10% para grau mínimo, 20% para grau médio e 40% para grau máximo. Aqui, a base de cálculo será o salário da categoria e não o salário mínimo.

Já a periculosidade está relacionada à exposição do funcionário a agentes químicos, inflamáveis e explosivos. No caso, o trabalhador deve receber 30% a mais sobre o valor da hora trabalhada como acréscimo ao salário.

Caso você tenha algum funcionário que trabalhe também com atividade insalubre e perigosa ao mesmo tempo, saiba que cabe apenas um tipo de adicional e quem escolhe é o trabalhador e não a empresa qual deles deve ser pago. 

Exemplo de cálculo de folha de pagamento

Cálculos são sempre complicados, seja para calcular o lucro líquido ou para calcular a folha de pagamento. Este tópico irá te ajudar a calcular de forma prática a folha de pagamento sem maiores problemas. Vamos te mostrar, com um exemplo, como realizar o cálculo da folha de pagamento. 

Para isso, vamos considerar um funcionário da empresa X que ganha três mil reais por mês. Vamos primeiro, calcular quais serão os descontos:

  • INSS: nesse caso, o desconto será a alíquota de 12%. Assim, devemos calcular 12% de três mil reais, o desconto será de R$ 360,00;
  • FGTS: o desconto é de 8% é fixo então será de R$ 240;
  • IRRF: a taxa a ser paga é de R$ 61,40.

Então, com o total de descontos, o funcionário receberia R$ 2.338,60

Os adicionais como adicional noturno, hora extra e outros também precisam entrar nessa conta e a depender da época do ano, devem também entrar férias e/ou 13º salário.

Agora você já sabe como calcular a folha de pagamentos da sua empresa, e como fica muito mais fácil organizar tudo quando se tem uma conta PJ específica para o seu empreendimento. 

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Dúvidas frequentes sobre o cálculo da folha

Como calcular INSS na folha de pagamento?

Para calcular o desconto do INSS, a primeira coisa a saber é que existe uma alíquota por faixa de salário a ser pago.

A base de cálculo é o salário bruto do empregado. Então, caso ele receba quatro mil reais, então você deverá usar a alíquota de 14% e o desconto do INSS será de R$ 560.

Como calcular IRRF na folha de pagamento?

Para calcular o IRRF de uma forma simples você deve somar todos vencimentos, ou seja, qual o salário bruto — sem descontos — daquele funcionário.O próximo passo é descontar o valor do INSS sendo que as alíquotas vão de 7,5% a 14% de acordo com o valor do salário.

A seguir, você deve descontar o valor por dependente que é de R$ 189,59. Nesse caso, os dependentes podem ser cônjuge, filhos com até 21 anos, avós e pais se não tiver qualquer rendimento.

Folha de pagamento é o mesmo que holerite?

Pode-se dizer que sim, mas enquanto a folha de pagamento é um documento da empresa, o holerite é dado ao funcionário para que ele possa comprovar e ver quais descontos e adicionais foram realizados.

Assim, se houver algum erro, o próprio funcionário pode levar isso ao departamento de finanças da empresa, com o holerite em mãos e questionar os valores. Portanto, os dois documentos são essenciais para que ocorra o bom funcionamento da relação de trabalho.

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