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Como fazer um orçamento empresarial: Guia Completo!

Descubra o que é um orçamento empresarial, qual a importância de ter um e o passo a passo para fazer o seu de forma simples e na prática!

Por que fazer um orçamento empresarial? Há muitas vantagens por trás desta estratégia e uma delas é que com um documento desses você será capaz de planejar melhor o futuro do seu negócio e, consequentemente, ter mais sucesso em um prazo menor.

É um documento capaz de nortear toda a equipe, não só a financeira, mas a de vendas, marketing e outras. Com um orçamento empresarial você será capaz de ter uma melhor projeção de metas dentro de um determinado prazo.

É uma maneira de fazer um planejamento financeiro mais organizado, com projeções para o futuro e assim, tomar decisões mais inteligentes levando em consideração dois fatores de grande importância para qualquer negócio: tempo e dinheiro.

Vejamos um pouco mais sobre o assunto, como fazer um orçamento empresarial na prática e de que forma isso pode ajudá-lo!

O que é um orçamento empresarial?

Estamos falando de um documento que consegue reunir todas as receitas e despesas de um empreendimento dentro de um período pré-estabelecido. Na maioria das vezes, esse período é de 1 ano, mas pode ser por trimestre, semestre e assim por diante. Escolha qual é o mais indicado para os seus planos de negócios.

No orçamento empresarial, você deve colocar todos os gastos e ganhos do negócio. A partir dessas informações fica mais simples fazer uma espécie de projeção. Fica mais fácil entender quais os custos futuros da empresa e também as receitas.

Com os dados do orçamento as equipes conseguem traçar metas de objetivos — de curto, médio e longo prazo — com bases mais sólidas, reais e alcançáveis.

Esse documento faz parte do planejamento estratégico do negócio e possui dois objetivos básicos que são reduzir os custos e aumentar os ganhos.

Fica muito mais fácil, por exemplo, identificar os gargalos e cortar gastos desnecessários da empresa quando há um orçamento empresarial documentado e bem definido. Para isso, é essencial ter algo muito bem detalhado e, ao mesmo tempo, fácil de ser compreendido.

Qual é a importância de montar um orçamento?

Afinal de contas, por que se dar ao trabalho de montar um orçamento empresarial? Um documento que exige tempo e atenção dos colaboradores responsáveis?

Existem vários motivos para isso e todos eles são importantes para a manutenção e o crescimento do negócio. Um orçamento facilita:

  • o controle de gastos do negócio;
  • a análise financeira do mesmo;
  • a tomada de decisões.

Como você vai ser capaz de projetar os lucros daqui a um semestre se você não faz ideia da média de faturamento mensal do seu negócio? Para saber essa informação, você precisa encontrar os dados no orçamento financeiro.

Outro ponto relevante é tentar levar em consideração os lucros futuros sem colocar na conta, por exemplo, o pagamento de um empréstimo. Ou ainda, se o seu produto ou serviço é sazonal, como ele irá se comportar ao longo do tempo. São informações que ficam melhores de entender com um orçamento bem organizado.

Aliás, a falta de planejamento e organização com as finanças do negócio pode ser a principal causa de falência da empresa. E esse tipo de erro é muito comum: muitas empresas fecham no país por falta dessa organização.

E os dados corroboram essa informação: de acordo com o IBGE, 25% dos empreendedores afirmam que a principal causa de falência do negócio é a falta de gestão. E, o orçamento empresarial faz parte dessa boa gestão.

Leia também: O que é lucro líquido? Como calcular esse indicador?

Orçamento empresarial x orçamento de vendas

É bastante comum ver pessoas confundindo esses dois tipos de orçamento. Mas eles são bem diferentes, aliás, também possuem finalidades diferentes.

Orçamento empresarial

O orçamento empresarial é um documento no qual são anotados todas as receitas e despesas da empresa. Ajuda a oferecer uma previsão financeira do negócio e assim, tornar mais clara a tomada de decisões e também oferece maiores chances de ser assertivo na hora de traçar metas e objetivos.

Orçamento de vendas

Já o orçamento de vendas, na verdade, é uma proposta comercial que vai para o cliente. Nesse documento, é importante colocar algumas informações como:

  • preço;
  • quantidade;
  • forma de pagamento; 
  • e outras informações sobre o produto ou serviço que está oferecendo.

Assim, estamos falando de uma ferramenta de gestão comercial enquanto que, o orçamento empresarial é uma ferramenta que vai ajudar na gestão interna do empreendimento.

Apesar de ter finalidades diferentes, os dois tipos de orçamento são essenciais para o sucesso do negócio.

Como fazer um orçamento empresarial?

Vejamos um passo a passo completo de como fazer um orçamento empresarial na prática. 

Passo 1: diagnóstico financeiro

A primeira coisa a ser feita na hora de montar um orçamento empresarial é identificar a situação financeira atual da empresa. Como um diagnóstico geral de como ela se encontra financeiramente falando.

Para colocar esse primeiro passo em prática, você pode:

  • analisar custos e despesas;
  • ver gastos com impostos;
  • quais os últimos faturamentos;
  • o volume de vendas;
  • lucros ou prejuízo;
  • e outros.

Outro ponto importante para observar é quanto à sazonalidade de vendas, ou seja, ver quais produtos costumam ter mais ou menos saídas em determinadas épocas do ano. Ou ainda, se há momentos do ano — ou de um outro período pré-determinado — em que há maior volume de vendas que em outros.

Ao final desse primeiro passo, você deve observar se a empresa está seguindo o caminho esperado ou se é preciso realizar mudanças no planejamento.

Passo 2: defina as metas para o período

Agora é o momento de definir quais são as metas do seu negócio dentro de um determinado prazo. É interessante determinar metas de curto, médio e longo prazo.

E, com base na análise de informações financeiras realizadas no primeiro passo, ficará mais fácil criar metas que sejam, de fato, alcançáveis e realistas. Definir metas tem a ver com o “onde se quer chegar”, ou seja, criar metas que vão ao encontro dos objetivos criados quando do nascimento do negócio.

Lembrando que, diferentemente dos objetivos, as metas são mensuráveis, ou seja, você deseja reduzir os custos fixos em X%, aumentar as vendas em Y% e assim por diante.

Passo 3: projeção de vendas

Fazer uma projeção de vendas é uma das etapas para criar um bom orçamento empresarial. Trata-se do quanto a empresa deseja vender no futuro em um determinado lapso temporal.

Essa projeção servirá como uma base para o seu orçamento empresarial. Afinal de contas, é com a projeção de vendas que será possível estimar os lucros e, a partir disso, tomar decisões e traçar novos planos.

Para fazer essa projeção é essencial levar em consideração todos os meios que a sua empresa usa para vender como:

  • loja física e online;
  • redes sociais;
  • representantes;
  • revendedores.

A partir disso, você deve fazer uma média do valor de venda para cada canal, ou seja, qual a média mensal de vendas para cada um deles. A partir disso, você terá uma estimativa mais próxima do real de vendas no futuro.

Passo 4: analise o seu mercado

Além de fazer um balanço financeiro interno e analisar as vendas para fazer uma previsão, é preciso avaliar a concorrência e também as tendências do mercado para o seu nicho de atuação.

Digamos que você venda um produto ou serviço que, de acordo com as tendências do mercado, não será mais tão necessário em breve. Talvez por um novo concorrente com um produto melhor ou, simplesmente, porque aquele produto foi útil por um determinado momento e passou a não ser.

Portanto, na hora de fazer um orçamento empresarial, esse ponto também precisa ser avaliado com muito cuidado.

Uma dica que podemos dar é fazer pesquisas online. Atualmente, existem diversos softwares que conseguem oferecer formulários, inclusive gratuitos como os do Google, para coletar informações sobre o que o consumidor deseja no momento, por exemplo.

Saiba mais: Como fazer uma pesquisa de mercado ao abrir uma nova empresa

Passo 5: planeje o investimento

Para um negócio se desenvolver é necessário ter investimento constante nele. Portanto, você também precisa aproveitar esse momento de criação do orçamento empresarial para determinar quanto você irá investir dentro de um determinado intervalo de tempo.

É importante também dividir as categorias desses investimentos. Por exemplo, quanto você pretende investir em:

  • melhoramento de produtos ou serviços;
  • contratação de novos funcionários;
  • ampliação física do local;
  • compra de insumos para fabricação de produtos;
  • marketing.

Há muitas áreas dentro de uma empresa e todas elas precisam de investimento e é no orçamento que você vai fazer a projeção desse valor para cada uma delas. 

Passo 6: tenha organização

Se tem uma palavra que tem tudo a ver com orçamento empresarial é organização. Aliás, ele precisa ser feito justamente para melhorar a organização financeira do seu negócio e dele como um todo.

Por exemplo, você deve listar todos os custos e despesas sempre descrevendo o que corresponde a cada um. É importante determinar que o custo X é do pagamento dos funcionários, o custo Y é para pagamento de impostos, a receita M vem das vendas online e assim por diante.

Existem quatro principais categorias de custos e despesas que você precisa colocar no orçamento empresarial:

  • despesas variáveis;
  • despesas fixas;
  • custos variáveis;
  • e custos fixos.

Depois de descrever todos esses valores, trace uma média mensal e monte uma estimativa para o próximo ano ou semestre ou o período que preferir.

Também é uma ótima etapa para analisar os custos do negócio, o que pode ser cortado ou reduzido e identificar os gargalos dos processos que só fazem consumir recursos sem dar um retorno compatível.

Passo 7: revise o orçamento

Qualquer tipo de planejamento ou orçamento precisa ser revisado frequentemente. Essa revisão ajudará sua equipe a entender se ela está seguindo pelo caminho certo ou não, se os cálculos, decisões e planos feitos com base nesse orçamento estão corretos.

Além disso, a revisão ajuda a ajustar o orçamento de acordo com o momento. Por exemplo, digamos que acabou surgindo uma despesa fixa que não estava prevista ou então, por um fator externo como mudança de legislação ou por conta de uma mudança no comportamento do consumidor, algum produto ou serviço oferecido pela sua empresa reduziu as vendas.

Todos esses fatores precisam ser alinhados com o orçamento empresarial passo a passo. Para isso, é interessante fazer revisões periódicas e você precisa escolher qual a melhor frequência para isso. A cada 3 meses? A cada 6 meses? Faça o teste e veja qual é a melhor opção.

Quais as melhores ferramentas para montar um orçamento empresarial?

Uma das coisas mais importantes que há quando o assunto é orçamento empresarial é escolher uma boa ferramenta para fazê-lo e também para o momento da revisão e acompanhamento.

Essa ferramenta precisa ser intuitiva e fácil de usar, principalmente se é uma equipe que vai usá-la, ou seja, várias pessoas. 

Use a tecnologia 

Ter o auxílio da tecnologia, nesse momento é fundamental. Se você pensou em fazer um orçamento financeiro à moda antiga com papel e caneta é melhor pensar de novo e abandonar esse plano. As ferramentas digitais podem ser facilmente compartilhadas, acessadas de qualquer local e a qualquer hora (se estiver na nuvem, por exemplo, em um drive online) e as chances de dar erro são menores.

Existem duas boas opções para ferramentas de orçamento empresarial: software de gestão ou planilhas eletrônicas. 

O primeiro caso costuma ter um investimento mais elevado, pois trata-se de uma ferramenta que oferece mais recursos e possibilidades de personalização com base naquilo que o seu empreendimento precisa.

Já no segundo caso, ou seja, com a planilha eletrônica, o trabalho para montar o orçamento pode ser maior, mas o investimento inicial é bem menor ou, praticamente zero se pensarmos que podemos encontrar planilhas totalmente gratuitas na nuvem por meio do Google Drive, por exemplo.

Se você vai montar a sua própria planilha de orçamento empresarial, uma dica que podemos te dar é que alguns campos são essenciais e precisam ser preenchidos. Sendo assim, um modelo básico e simples, mas que funciona muito bem é adotar um modelo anual, com colunas de entrada e saída de dinheiro como, por exemplo, por meio de transferências bancárias como TED ou DOC e anotar todos os valores. Lembrando, é claro, é reservar um espaço para colocar o saldo mensal.

Você também pode dividir a planilha de saídas em despesas fixas e variáveis. Dessa forma, ficará mais fácil entender quais os custos reais do negócio e o que pode ser cortado ou reduzido quando necessário.

Outra dica é usar cores para identificar algumas coisas. Por exemplo, o saldo do valor das saídas pode estar em vermelho e o saldo do valor das entradas, em verde.

Multicartões

Quer controlar quanto cada setor da empresa pode gastar por mês e ter um maior controle dos custos? Então, uma ótima opção são os multicartões.

Eles são uma verdadeira “mão na roda” quando o assunto é orçamento empresarial, pois ajuda significativamente no planejamento e organização. Aqui no Linker você pode pedir vários cartões com o mesmo CNPJ.

Assim, pode escolher a quantidade compatível com o número de setores da empresa e direcionar um cartão para cada. É possível também estabelecer um limite de gastos em cada cartão. Essa é uma ótima maneira de transformar o que seria uma variável em fixa e assim, auxilia consideravelmente no controle dos gastos empresariais.

Montar um orçamento empresarial pode parecer complicado agora, mas a verdade é que é algo mais simples do que parece. O trabalho maior é apenas no início, principalmente se ele será montado por conta própria, em uma planilha. Mas, com o passar do tempo, ela será aperfeiçoada, você irá se encaixar nos campos necessários e, depois de um tempo, será muito fácil de usá-la.

Quer organizar melhor as finanças do seu negócio? Então, abra uma conta PJ aqui no Linker e comece uma nova fase do seu empreendimento!

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