Como modernizar sua empresa com ferramentas digitais

Cada vez mais o Brasil está se tornando um país de empreendedores. Sabia que mais de 75% dos jovens do país desejam ter o próprio negócio? E se você já possui e é um empreendedor, precisa aprender a gerir o seu empreendimento, especialmente quando o assunto é finanças. Para isso, saber como modernizar sua empresa pode ser o “pulo do gato”.

Automatizar os processos pode ser exatamente o que você precisa para atender melhor os seus clientes. Isso, por si só, já gera inúmeros benefícios como maior credibilidade no mercado e consequentemente, aumento dos lucros.

Na verdade, a necessidade de modernizar as tarefas da empresa é cada vez maior. E você nem precisa de ferramentas mirabolantes, na verdade, coisas simples já podem ajudar e muito.

Confira abaixo algumas dicas que vão ajudá-lo nisso!

6 dicas de como modernizar sua empresa

1. Identifique os problemas

O primeiro passo de como modernizar sua empresa é identificando quais processos são feitos e quais poderiam ser melhorados com o uso da tecnologia ou de algum tipo de serviço. Faça um mapeamento e comece a buscar por soluções.

Você pode usar métodos como Matriz SWOT e Ciclo PDCA para identificar os pontos de melhoria. 

Por exemplo, um desses problemas pode ser algo simples como não ter uma conta PJ para sua empresa. Isso pode implicar negativamente nos pagamentos para os fornecedores, na emissão de nota fiscal, na hora de pedir um empréstimo e assim por diante.

2. Use sistemas de automação

Uma das grandes vantagens que a tecnologia nos traz é que ela consegue fazer muitas coisas que nós, seres humanos, teríamos que fazer manualmente. E, ao contrário do que muitos podem pensar, isso é algo ótimo.

Por exemplo, digamos que você use uma folha de ponto manual. Isso significa que, no dia de fechar o pagamento dos funcionários, todos os cálculos são feitos de forma manual e o risco de erros é bem alto. Um erro como esse pode levar a sua empresa a responder um processo na justiça do trabalho.

Com um software que consiga automatizar esses cálculos, além de evitar problemas jurídicos, você ainda consegue deixar a sua equipe mais produtiva.

Pense que, neste caso, tanto a equipe contábil quanto a de RH podem se dedicar a outras demandas mais importantes, podem melhorar os processos internos e assim por diante.

3. Tenha um CRM

Um CRM (Customer Relationship Management) ou em bom português, Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um tipo de software no qual a empresa concentra todas as informações de clientes e também de possíveis clientes.

Isso ajuda a melhorar o seu relacionamento com eles pelo simples fato de ter acesso mais fácil a informações relevantes.

Por exemplo, em um CRM você consegue identificar quais pessoas já entraram em contato com a empresa procurando por algum tipo de produto ou serviço, mas não chegaram a adquirir. Essas pessoas podem ser oportunidades de vendas no futuro.

O mesmo vale para os que já são clientes. Você pode aproveitar para fidelizá-los, dando descontos em datas importantes, dando sugestões de produtos que são compatíveis com as necessidades deles.

4. Invista em espaços na nuvem

Deixar algo salvo em drives físicos já não é a melhor solução para guardar e armazenar os seus documentos e demais informações relevantes. Especialmente aquelas que devem ser utilizadas por todos da empresa ou por determinada equipe. Além de casos como os em que o volume de dados é muito grande para não ser armazenado na nuvem.

Ter as informações em um armazenamento offline pode dificultar o acesso e, consequentemente, prejudicar a produtividade dos colaboradores.

Por isso, investir em espaços na nuvem é uma boa opção. O armazenamento na nuvem permite que mais de uma pessoa tenha acesso a determinadas informações sem precisar estar sentada em frente a um determinado computador.

Você pode liberar o acesso para pessoas específicas oferecendo uma senha. Outra ótima vantagem do armazenamento na nuvem é que podemos encontrar dados necessários a qualquer momento, estando na empresa ou em qualquer outro lugar.

Trata-se de um local seguro para guardar as informações da empresa e você ainda pode usar a verificação em 2 fatores. Isso quer dizer, quem vai acessar esses dados precisa passar por duas “portas” antes.

Por exemplo, quando a sua conta do banco exige senha e digital é um tipo de verificação em 2 fatores. O mesmo pode acontecer nesse tipo de armazenamento só que com recursos compatíveis.

5. Invista em ERP

Um ERP é, em português, um Sistema de Gestão Empresarial. É um tipo de ferramenta de automação voltada para gestão de empresas. E, não importa se você tem um pequeno negócio: ele precisa de uma boa gestão desde o princípio e é uma boa forma de como modernizar sua empresa.

Esse sistema é capaz de gerenciar diversos setores como:

  • estoque;
  • notas fiscais;
  • cadastros;
  • setor financeiro;
  • vendas e outros.

À medida que a sua empresa vai crescendo pode ser bem complicado gerenciar todos esses processos de forma manual. É por isso que sistemas de automação como o ERP podem ser bem úteis em qualquer momento.

6. Tenha uma conta PJ gratuita e digital

Assim que você abre a sua empresa, precisa começar a separar as finanças pessoais daquelas geradas pelo seu negócio. A melhor forma de fazer isso é criando uma conta PJ e se ela for digital é ainda melhor. Você pode encontrar contas assim totalmente gratuitas e altamente seguras.

A depender da empresa que ofereça, você pode ter acesso a diversos serviços. Por exemplo, pode pagar todas as suas despesas por meio dessa conta e ainda pode compartilhar o comprovante de pagamento por WhatsApp ou por e-mail.

É possível fazer também transferências. Para outros bancos a cobrança de taxa é comum, mas algumas empresas só cobram quando você usa esse serviço. Isso quer dizer que você não vai precisar mais pagar por serviços que a sua empresa não utiliza.

Há outros serviços importantes como:

Tem outra coisa importante que uma conta PJ digital pode oferecer para você e sua empresa: um cartão. Você terá um cartão sem anuidade por meio do qual você poderá fazer saques e compras inclusive fora do país.

A maioria dos bancos, especialmente os mais conhecidos, podem cobrar uma verdadeira fortuna por contas PJ. Mas ter uma conta digital PJ é uma ótima maneira de manter as finanças organizadas e também uma ótima forma de como modernizar sua empresa sem custos adicionais desnecessários.

Está precisando de uma conta PJ para sua empresa com todas essas vantagens? Então, conheça as soluções que o Linker tem para te oferecer!

Rafael Barbosa

Head de Marketing

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