Os benefícios da contabilidade digital para pequenas empresas

Os benefícios da contabilidade digital para pequenas empresas

Muitos negócios estão acostumados a enviar documentos para o contador ao fim de cada mês, às vezes até impressos, receber documentos de difícil entendimento e proceder manualmente em partes das rotinas administrativas.

*Por ContabNET.

Mas nada disso é necessário, pois a contabilidade digital para pequenas empresas pode modernizar os negócios, dispensar trabalhos manuais e facilitar o entendimento de relatórios.

É um modelo já consolidado de contabilidade, e que apresenta uma série de benefícios a empreendimentos de todos os portes. Mas, infelizmente, alguns gestores ainda não a conhecem bem e nem sabem como ela pode melhorar a empresa.

Agora, vamos explicar o conceito e explicar os principais benefícios que ele traz para a empresa no dia a dia e estrategicamente.

O que é a contabilidade digital

Esse modelo de contabilidade, geralmente com atendimento remoto, se apoia na tecnologia para os processos contábeis e de rotinas administrativas do cliente, com possibilidade também de integração entre as duas estruturas.

Ao invés de os responsáveis pela empresa juntarem documentos para envio ao contador, por exemplo, a documentação pode ser compartilhada por softwares que agilizam e informatizam a comunicação entre as partes. E o negócio pode contar com as ferramentas contábeis e os documentos gerados por ela para a gestão empresarial.

Quanto à integração, permite que a empresa tenha apoio da contabilidade para gestão financeira e empresarial abastecendo-a automaticamente com informações geradas pelas suas tecnologias. Em hipótese, o escritório pode ajudar o negócio a estruturar suas rotinas administrativas com automação de processos, como emissão de notas fiscais e cobranças, e integrar essas ferramentas à escrituração. Assim, menos rotinas são feitas manualmente e os documentos podem refletir as movimentações e status financeiro em tempo real para análise dos empreendedores.

Benefícios da contabilidade digital para pequenas empresas

Eliminação de erros

Erros humanos em rotinas administrativas e contábeis acontecem principalmente pela existência de tarefas manuais e pela grande probabilidade de isso ocorrer quando pessoas lidam com alto volume de números.

Colocando tarefas, junto à transição e ao registro de suas informações, no automático, as chances são muito menores — ou mesmo nulas — de ocorrerem erros em pagamentos, emissão de documentos e lançamentos de valores em relatórios.

Aumento de produtividade

Negócios de pequeno porte normalmente têm as rotinas administrativas nas mãos dos sócios, ou de somente um profissional destacado também para outras responsabilidades. Logo, o que ocorre é um acúmulo de trabalho para quem se responsabiliza pela burocracia, e falta de tempo para pensar estrategicamente, além do operacional diário.

As automações e as integrações fazem com que se perca muito menos tempo para o trabalho relacionado à contabilidade e à administração. Consequentemente, sendo os sócios responsáveis por essa parte, os gestores podem se dedicar mais a questões estratégicas, como as atividades fim, vendas, marketing e parcerias.

O mesmo vale para outro profissional incumbido de manter as obrigações em dia, que consegue realizar seu trabalho em menos tempo e dedicar-se a outras responsabilidades, que possuem mais valor estratégico para o negócio.

Um dos fatores que mais ajudam no aumento da produtividade é a automação de tarefas repetitivas, que consomem muito tempo quando são feitas manualmente e em ferramentas isoladas, não integradas.

Auxílio à tomada de decisão

Tomar decisões exige ter em mãos dados confiáveis e atualizados para servirem de base a planejamento e ações.

Como mostramos anteriormente na abordagem do conceito, o apoio na tecnologia e a centralização de processos e dados permite que os responsáveis tenham à disposição informação 100% atualizada e exata para basearem suas decisões.

Previsibilidade financeira

A previsibilidade é importante para gestores se prepararem para o enfrentamento de dificuldades ou para o aproveitamento de oportunidades. No caso das finanças, uma dificuldade seria um fluxo de caixa muito baixo, enquanto que uma boa oportunidade seria sobras de caixa para investimento e expansão.

A capacidade de prever uma situação futura de curto prazo, seja ela qual for, dá mais tempo para os responsáveis planejarem ações e analisarem informações internas e externas. Dessa maneira, as defesas contra problemas podem ser as melhores possíveis, ou o aproveitamento de oportunidades pode ser maximizado.

Redução de gastos e uso de papel

O papel ocupa espaço físico, gera custos e nem sempre agiliza os fluxos de trabalho, além de a redução de seu uso ser uma prática de combate a impactos negativos no meio ambiente.

As ações mais redutoras de uso de papel são automação de processos, digitalização de documentos e integração de tecnologias. Por exemplo, ao aderir a contratos assinados digitalmente com clientes e fornecedores, a empresa pode eliminar dezenas de impressões mensais ou anuais — além de gastos com autenticação de assinaturas em cartórios.

Escalabilidade para crescimento

Rotinas administrativas pouco modernas aumentam muito a demanda de tarefas manuais com o crescimento de um negócio. Portanto, o crescimento pode exigir mais contratações e inflar a estrutura de custos proporcionalmente à elevação da fatia de mercado.

Uma estrutura automatizada e escalável dispensa que pessoas sejam contratadas para realizarem tarefas de backoffice na mesma proporção em que o negócio se expande. Significa que a lucratividade pode se manter ou ficar maior, o que é excelente para saúde financeira e competitividade.

Por exemplo, se a emissão das notas fiscais está integrada às cobranças criadas, ou vice-versa, e ambos enviam automaticamente os dados gerados à contabilidade, o mesmo sistema pode ser mantido para atender à movimentação demandada por 50 ou 200 clientes, sem adição de pessoas a cada aquisição de um determinado volume de novos clientes.


Outra grande possibilidade da contabilidade digital para pequenas empresas é ter no contador não apenas uma despesa, mas um colaborador para crescimento do negócio. Por meio da contabilidade colaborativa, o profissional contábil utiliza os dados que tem em mãos, e as integrações com o cliente, para revelar insights e auxiliar na análise de dados. Neste cenário, ter a sua conta PJ integrada à sua contabilidade online, pode levar ainda mais agilidade para a rotina financeira da sua empresa.

Quer saber como funciona essa colaboração? Conheça o conceito de colaboratividade e como ele pode elevar a gestão financeira do negócio.

* Esse conteúdo foi produzido pela ContabNET, parceira do Linker. A ContabNET é um escritório de finanças e contabilidade online especializado em startups. Seus serviços atendem desde o pequeno empresário a startups que desejam desenvolver um backoffice moderno e escalável.

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