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Despesas fixas e variáveis: organize a gestão financeira da sua empresa

Saber como fazer a gestão das despesas fixas e variáveis é fundamental para qualquer negócio prosperar. Por isso, saber classificá-las é o primeiro passo para o sucesso.

Certamente, você deseja que a sua empresa cresça e tenha sucesso. Um dos pilares e, talvez o mais importante para que isso aconteça, é a organização financeira. E para isso, o primeiro passo é saber identificar quais são as despesas fixas e variáveis.

É importante entender bem como classificar cada uma das despesas, afinal de contas, esse conhecimento possui relação direta com os lucros líquidos do negócio.  É também uma forma de encontrar os gargalos e reduzir os custos.

Você sabe como diferenciar quais são as despesas fixas e as variáveis do seu empreendimento? Como fazer esse controle de forma que essas contas não se misturem e que tenha dinheiro necessário para cada uma delas?

Foi justamente pensando em resolver todas essas e outras dúvidas sobre o assunto que fizemos este conteúdo. Acompanhe!

O que são despesas? Entenda como identificá-las

Antes de mais nada precisamos entender o que se caracteriza como despesa. Como você já deve imaginar, estamos falando de todos os custos diretamente relacionados com a administração da empresa. 

Portanto, as despesas que estão relacionadas à produção, por exemplo, não devem entrar nessa conta, afinal, trata-se de um investimento e não de uma despesa em si.

Mas então, o que viria a ser despesa na prática? Vejamos:

  • aluguel;
  • salário;
  • material de escritório;
  • marketing;
  • material de limpeza;
  • e outros.

Também é preciso compreender que despesas são diferentes de custos. No geral, parece a mesma coisa, mas a verdade é que os custos estão muito mais associados aos custos da produção, ou seja, do produto ou serviço em si que é comercializado. Já as despesas são mais generalizadas. Quando pensamos em despesas pensamos na empresa como um todo.

O que são despesas fixas?

Considerando que você já saiba o que é uma despesa, vamos falar agora sobre um tipo: a despesa fixa. A principal característica desse tipo de gasto é a periodicidade, como por exemplo: 

  • Conta da internet( vem todos os meses);
  • Aluguel;
  • Pagamento dos funcionários;
  • E assim por diante. 

Portanto, são despesas que independem de quanto o seu negócio vai faturar, elas continuarão, mais ou menos, no mesmo valor. Porém, por mais que sejam despesas fixas, elas não são intocáveis, ou seja, elas podem mudar e se tornar variáveis.

Por exemplo, digamos que, para reduzir os gastos da empresa, você deixe de contratar uma pessoa para serviços gerais e passe a pagar diárias para realizar esse tipo de serviço. Em um mês pode ser necessária uma maior frequência de limpeza do que outro, por isso, essa despesa pode se tornar variável.

Um dos grandes problemas das despesas fixas é que elas são difíceis de serem reduzidas. Por exemplo, o aluguel. A tendência é que ele aumente de valor e pode ser que você não tenha como ir para um local menor ou em uma localização não tão privilegiada. Então, será necessário colocar em prática outras estratégias para reduzir os custos sem mexer no aluguel.

O que são despesas variáveis?

Esse tipo de despesa costuma ser um pouco mais complexa de administrar e, muitas vezes, é preciso trabalhar com uma previsão com base nas despesas variáveis dos meses anteriores.

Trata-se de gastos não previstos, por exemplo, a troca de um novo computador, fretes e multas caso haja atraso na entrega de produtos para os clientes, manutenções e consertos não programados e assim por diante.

São despesas que não guardam constância ou periodicidade e podem mudar muito de um mês para o outro.

Porém, há um ponto muito positivo nesse tipo de despesa: as possibilidades de reduzi-las são muito maiores em comparação com as despesas fixas. Sem contar que é possível e necessário deixar um valor programado para resolvê-las quando surgir.

Por exemplo, o ar condicionado quebrou mês passado e houve gastos com o conserto. Porém, no mês que vem, não será necessária essa nova despesa. Assim, as despesas variáveis podem mudar bastante para mais ou para menos a depender também da gestão financeira do negócio.

Despesas fixas e despesas variáveis: veja quais são as diferenças entre elas

Agora que você já sabe o que é uma despesa fixa e uma despesa variável, fica mais fácil entender as principais diferenças entre elas e assim, categorizar melhor as despesas da sua empresa. Vamos resumir de uma forma mais clara:

  • despesas fixas: não possuem relação alguma com o produto ou serviço que é oferecido, ou seja, são para a manutenção do negócio. Elas costumam ser periódicas (mensais, por exemplo) e podem passar a ser variáveis; 
  •  despesas variáveis: são aquelas que ficam em um meio termo, pois elas podem ter sua origem em algo relacionado ao produto. É um tipo de despesa não periódica, mas que pode passar a ser a depender da situação;
  • custo: é o termo utilizado quando nos referimos diretamente às mercadorias.

Lembrando que não há uma proporção de despesas fixas e variáveis que seja considerada ideal para uma empresa. Cada negócio precisa estabelecer qual é a melhor proporção e pode ser que esse número ideal não exista, pois as demandas mensais podem mudar muito. 

Como calcular as despesas fixas e variáveis da sua empresa?

Antes de começar a fazer contas e colocar a “mão na massa” é interessante fazer duas coisas antes que são bem importantes:

  • saber todas as entradas e saídas e ter essas informações claras numa planilha, por exemplo;
  • se familiarizar e conhecer alguns conceitos financeiros de grande relevância.

É interessante que esses cálculos e esse mapeamento de entradas e saídas seja feito pelo diretor do negócio, afinal de contas, é a quem mais interessa. Mas, você pode deixar isso a cargo do setor financeiro, afinal de contas, é para isso que ele existe. Só tenha o cuidado de manter-se sempre atualizado sobre o assunto.

Entender os conceitos financeiros e fazer essa separação de entradas e saídas, entendendo o que é despesa variável e o que não, você estará cada vez mais perto dos objetivos financeiros que traça para o seu negócio a cada planejamento.

Para determinar o que é despesa fixa, você precisa pensar em contas que são mensais, ou seja, faça chuva ou faça sol, elas estão sempre presentes como aluguel, internet, pagamento dos funcionários e outras.

Aliás, algumas contas que costumam ser fixas também podem ter valor variado, é o caso da conta de água e luz. Porém, para não acabar tendo um susto toda vez que a conta chegar e não ser capaz de pagá-la — ou fazer isso preocupado com o valor — você precisa criar estratégias.

Ou seja, o ideal é que você tenha uma média mensal. Por exemplo, pegue a conta dos 3 últimos meses, some-as e divida-as por 3. Pronto, você agora tem uma média mensal de quanto gasta de água e energia e pode reservar esse valor nas suas contas fixas. Ou então, pode pegar como referência o valor mais alto da conta que já veio. Assim, você terá menos preocupações.

Já as contas variáveis são mais difíceis de calcular, pois se tornam um pouco imprevisíveis. Porém, é possível também ter uma média de gastos mensal. Você pode reservar, todos os meses, uma parte da receita líquida da empresa para as despesas variáveis.

Tomemos como exemplo uma regra que alguns economistas dão para pessoas físicas. Separar, todos os meses, 30% da receita para as despesas variáveis. Se você começar a sair muito dessa porcentagem é sinal de que precisa rever os seus gastos.

Melhores práticas para fazer uma boa gestão de despesas

Vamos agora te dar algumas dicas de como fazer uma boa gestão tanto das despesas fixas quanto das variáveis. Acompanhe.

Estabeleça limites

É importante ter um limite de gastos bem estabelecidos para o negócio, não importa o nicho ou se você vende produtos ou serviços.

Por exemplo, quando se trata de finanças pessoais, existe uma “receita de bolo” que costuma dar certo. Da sua receita líquida você deve separar:

  • 50% para despesas fixas;
  • 30% para despesas variáveis;
  • 20% para reserva.

Você pode começar seguindo essas porcentagens e ir, aos poucos, adequando-as para o que for melhor ao seu negócio.

Tente transformar as despesas variáveis em fixas

Algumas despesas variáveis podem passar a serem fixas e isso é uma grande vantagem, pois te permite se organizar melhor. 

Por exemplo, em vez de pagar consertos para o ar condicionado que quebra e considerando que você pode ter muitos na empresa, pagar por uma manutenção preventiva pode ser a melhor opção.

Além de ter um custo menor, na maioria das vezes, também é uma ótima forma de se organizar com despesas extras. Por exemplo, digamos que durante a manutenção o técnico percebeu que uma peça está perto de estragar e precisa ser trocada. Basta se organizar para no próximo mês deixar o valor dessa despesa separada.

Anote tudo

Fazer uma anotação das despesas é fundamental. Para as fixas, essas anotações são importantes para que não sejam esquecidas. E é interessante também que sejam anotadas com as datas.

As variáveis precisam dessa anotação ainda mais. Uma dica que podemos dar é usar um bloco de notas no celular, um aplicativo, para anotar e depois, passar tudo para uma planilha ou software. 

Somente com essas anotações você será capaz de ter uma média de gastos mensal e se preparar para isso.

Conta PJ e seus benefícios para gestão de despesas

Sem dúvida alguma, ter uma conta PJ é fundamental para gerir melhor as despesas da empresa. Como muitas das saídas e entradas ficam registradas no extrato bancário, esse documento é uma excelente fonte de informação para que você possa se organizar.

Você pode deixar a sua conta corrente PJ, por exemplo, apenas para resolver o pagamento das contas fixas e também guardar um valor de reserva financeira. Isso facilita a gestão, o que significa que tem mais chances de dar certo.

Abra agora mesmo a sua conta PJ aqui na Linker! Ela é 100% digital e você pode concluir todo o processo de forma online!

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